Procure to Pay
ระบบจัดซื้อถึงจ่ายเงินแบบครบวงจรด้วย Odoo
Procure to Pay หรือ P2P คือกระบวนการบริหารงานจัดซื้อ ตั้งแต่เกิดความต้องการซื้อสินค้า ขอซื้อ ขอใบเสนอราคา ออกใบสั่งซื้อ รับสินค้า ตรวจสอบบิลผู้ขาย ไปจนถึงการจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์
ด้วย Odoo ธุรกิจสามารถเชื่อมงานจัดซื้อ คลังสินค้า และบัญชีเข้าด้วยกันในระบบเดียว ลดงานเอกสารซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาด และช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมค่าใช้จ่ายได้ชัดเจนขึ้น
จุดเด่นของระบบ
- ควบคุมกระบวนการจัดซื้อได้ตั้งแต่ต้นจนจบ
- เชื่อมข้อมูล PO, รับสินค้า, Vendor Bill และ Payment
- ลดความผิดพลาดระหว่างฝ่ายจัดซื้อ คลังสินค้า และบัญชี
Business Challenges
ปัญหาที่มักเกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อ
หลายองค์กรยังจัดการงานจัดซื้อผ่านเอกสาร Excel หรือการสื่อสารหลายช่องทาง ทำให้ติดตามสถานะได้ยาก และเกิดความผิดพลาดระหว่างแผนกได้ง่าย
ปัญหาที่พบบ่อย
- ไม่รู้ว่าสินค้าที่ขอซื้ออยู่ในขั้นตอนไหน
- ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ และบิลผู้ขายไม่ตรงกัน
- ฝ่ายบัญชีต้องตรวจเอกสารหลายรอบก่อนจ่ายเงิน
Procure to Pay Process Flow
ขั้นตอนการทำงานของ Procure to Pay
กระบวนการ P2P ช่วยให้ทุกขั้นตอนของการจัดซื้อมีลำดับชัดเจน และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทาง
ความต้องการซื้อและขอซื้อ
แต่ละแผนกแจ้งความต้องการสินค้า วัตถุดิบ หรือบริการ จากนั้นสร้างคำขอซื้อเพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อพิจารณาและอนุมัติตามขั้นตอน
ขอใบเสนอราคาและออกใบสั่งซื้อ
ฝ่ายจัดซื้อขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ เปรียบเทียบราคา เงื่อนไข และระยะเวลาส่งมอบ ก่อนออก Purchase Order ให้
รับสินค้าและตรวจสอบบิลผู้ขาย
เมื่อสินค้าเข้ามา ระบบจะบันทึกการรับสินค้าเข้าคลัง จากนั้นตรวจสอบ Vendor Bill เทียบกับ PO และรายการรับสินค้า
จ่ายเงินและกระทบยอดบัญชี
ฝ่ายบัญชีบันทึกการจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ พร้อมกระทบยอดในระบบบัญชี เพื่อให้ข้อมูลต้นทุน เจ้าหนี้ และการเงินถูกต้อง
Purchase Management
จัดการ RFQ และ Purchase Order
กระบวนการ Procure to Pay หรือ P2P ช่วยจัดลำดับงานจัดซื้อให้เป็นระบบ ตั้งแต่เริ่มเกิดความต้องการซื้อ ไปจนถึงการรับสินค้า ออกบิลผู้ขาย และจ่ายเงิน ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกขั้นตอน และลดความผิดพลาดระหว่างฝ่ายจัดซื้อ คลังสินค้า และบัญชี
ฟีเจอร์สำคัญ
- จัดการ RFQ และ Purchase Order
- ข้อมูลผู้ขายและราคาซื้อย้อนหลัง
- เชื่อมต่อ Inventory และ Accounting
Expense Management
จัดการค่าใช้จ่ายพนักงาน
นอกจากงานจัดซื้อจากซัพพลายเออร์แล้ว Procure to Pay ยังรวมถึงการจัดการค่าใช้จ่ายของพนักงาน เช่น ค่าเดินทาง ค่าอาหาร ค่าที่พัก หรือค่าใช้จ่ายหน้างาน โดยสามารถส่งรายการให้ผู้อนุมัติตรวจสอบก่อนจ่ายเงินคืนได้
ฟีเจอร์สำคัญ
- บันทึกและแนบเอกสารค่าใช้จ่าย
- ส่งอนุมัติและติดตามสถานะ
- เชื่อมต่อบัญชีเพื่อจ่ายเงินคืน
Key Benefits
ประโยชน์ที่ธุรกิจได้รับจาก Procure to Pay
ระบบ Procure to Pay ช่วยให้ธุรกิจจัดการกระบวนการจัดซื้อได้ครบตั้งแต่การขอใบเสนอราคา ออกใบสั่งซื้อ รับสินค้า ตรวจสอบบิล ไปจนถึงการจ่ายเงิน ช่วยลดงานซ้ำซ้อน เพิ่มความถูกต้องของข้อมูล และทำให้ฝ่ายจัดซื้อ คลังสินค้า และบัญชีทำงานเชื่อมต่อกันได้อย่างเป็นระบบ
ลดงานเอกสารในกระบวนการจัดซื้อ
ลดการใช้เอกสารกระดาษและการกรอกข้อมูลซ้ำ ทำให้ทีมงานทำงานได้เร็วขึ้น และลดโอกาสข้อมูลตกหล่น
ควบคุมการอนุมัติได้เป็นระบบ
กำหนดขั้นตอนการอนุมัติได้ชัดเจน เช่น ใครเป็นผู้ขอซื้อ ใครอนุมัติ และเอกสารอยู่ในสถานะใด
ลดความผิดพลาดระหว่าง PO, บิล และการจ่าย
สามารถตรวจสอบข้อมูลระหว่าง Purchase Order, รายการรับสินค้า และ Vendor Bill ได้ ทำให้การจ่ายเงินถูกต้องมากขึ้น
เชื่อมการทำงานระหว่างจัดซื้อและบัญชี
เมื่อมีการรับสินค้าและบันทึกบิลผู้ขาย ข้อมูลสามารถส่งต่อไปยังระบบบัญชีได้ทันที ลดงานประสานงานระหว่างแผนก
ตรวจสอบสถานะการจัดซื้อได้ง่ายขึ้น
เห็นสถานะของ RFQ, PO, การรับสินค้า และบิลผู้ขายได้ในระบบเดียว ช่วยให้ติดตามงานได้สะดวก
เห็นภาพรวมค่าใช้จ่ายขององค์กร
ผู้บริหารสามารถดูยอดจัดซื้อ ค่าใช้จ่ายตามแผนก หรือซัพพลายเออร์ เพื่อใช้วิเคราะห์และวางแผนต้นทุนได้ดีขึ้น
FAQ
คำถามที่พบบ่อย
Procure to Pay หรือ P2P คือกระบวนการจัดซื้อถึงจ่ายเงิน ตั้งแต่ขอใบเสนอราคา ออกใบสั่งซื้อ รับสินค้า ตรวจสอบบิล ไปจนถึงการจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์หรือพนักงาน
โมดูลหลักคือ Purchase สำหรับ RFQ และ Purchase Order และ Expenses สำหรับการเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงาน ตามข้อมูลในไฟล์ที่ระบุหน้า Procure to Pay ไว้กับ Purchase และ Expenses
RFQ คือเอกสารขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ ส่วน Purchase Order คือใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้ว หลังจากเลือกผู้ขาย ราคา และเงื่อนไขเรียบร้อย
ระบบช่วยเชื่อมข้อมูลตั้งแต่ RFQ, PO, การรับสินค้า, บิลผู้ขาย และการจ่ายเงิน ทำให้ลดการกรอกข้อมูลซ้ำ และตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายขึ้น
ได้ ผู้ใช้งานสามารถดูสถานะของ RFQ และ Purchase Order ได้ เช่น รอส่งให้ผู้ขาย รอการยืนยัน เป็นใบสั่งซื้อแล้ว หรือรอรับสินค้า
Start Smart with Digitechx
เริ่มวางระบบ Industrial Intelligence ที่เหมาะกับโรงงานของคุณกับทีม Digitechx
ปรึกษาโซลูชัน สนใจติดต่อ
