Odoo Knowledge ทำหน้าที่อะไร และต่างจากที่เก็บไฟล์อย่างไร

ความรู้ที่ทำให้องค์กรทำงานได้จริง ส่วนใหญ่ไม่ได้อยู่ในไฟล์ แต่อยู่ในหัวของคนที่ทำงานนั้นมานาน เมื่อคนนั้นลาออกหรือย้ายทีม ความรู้ก็ออกไปด้วย

องค์กรจำนวนมากพยายามแก้ด้วยการสั่งให้เขียนคู่มือ แล้วได้ไฟล์เอกสารกองหนึ่งที่ไม่มีใครเปิด เพราะไม่รู้ว่าฉบับไหนใหม่ที่สุด และเพราะการหาคำตอบจากไฟล์ใช้เวลานานกว่าการเดินไปถามคนข้างๆ

บทความนี้อธิบายว่า Odoo Knowledge ทำหน้าที่อะไร ต่างจากส่วนเก็บไฟล์อย่างไร และเรื่องใดที่ระบบช่วยไม่ได้

Odoo Knowledge คืออะไร

Odoo Knowledge เป็นส่วนงานที่ให้ผู้ใช้ภายในองค์กรสร้างฐานความรู้ของธุรกิจ โดยเก็บสิ่งที่รวบรวมมาทั้งจากคนเดียวและจากการทำงานร่วมกัน

หน่วยหลักคือบทความ ซึ่งประกอบด้วยชื่อเรื่องและเนื้อหาที่ใส่ได้ทั้งข้อความ รูปภาพ ลิงก์ และระเบียนจากงานอื่นในระบบ สร้างจากหน้าเปล่าหรือจากแม่แบบที่ตั้งไว้ล่วงหน้าก็ได้

ต่างจากส่วนเก็บไฟล์อย่างไร

คำถามที่เราได้รับบ่อยที่สุดคือ ในเมื่อมีส่วนเก็บไฟล์อยู่แล้ว ยังต้องมีส่วนนี้อีกทำไม คำตอบอยู่ที่ว่าสองส่วนนี้เก็บของคนละชนิด

หากเป็นไฟล์ที่ได้รับมา ให้จัดเก็บในส่วนเอกสาร ส่วนวิธีทำงานหรือบทเรียนที่พนักงานเขียนขึ้นเพื่อให้เพื่อนร่วมงานอ่าน ควรจัดเป็นบทความในฐานความรู้

ส่วนเก็บไฟล์ทำหน้าที่ของมันดีอยู่แล้ว ซึ่งเราเขียนไว้แยกอีกเรื่องหนึ่งใน บทความเรื่อง Odoo Documents ทำหน้าที่อะไร

จัดหมวดบทความและกำหนดสิทธิ์เข้าถึง

บทความซ้อนใต้บทความอื่นได้ และบทความที่อยู่ใต้จะรับสิทธิ์การเข้าถึงจากบทความแม่

ข้อนี้มีผลกับการทำงานจริงมาก เพราะแปลว่าการตั้งสิทธิ์ทำที่ระดับหัวข้อใหญ่ครั้งเดียว แล้วบทความที่เขียนเพิ่มภายใต้หัวข้อนั้นก็ได้สิทธิ์เดียวกันไปโดยไม่ต้องตั้งซ้ำ ซึ่งเป็นจุดที่ระบบเอกสารทั่วไปมักพลาด คือเขียนบทความใหม่แล้วลืมตั้งสิทธิ์

แถบด้านข้างจัดบทความเป็นสี่กลุ่ม คือ Favorites สำหรับบทความที่ทำเครื่องหมายดาวไว้, Workspace ซึ่งผู้ใช้ภายในทุกคนเข้าถึงได้, Shared ซึ่งแบ่งปันกับผู้ใช้ที่ระบุ และ Private ซึ่งเป็นบทความส่วนตัว

ส่วนระดับสิทธิ์ในเมนู Share มีสามระดับ คือ Can Edit ให้ผู้ใช้ภายในทุกคนแก้ได้, Can Read ให้อ่านได้อย่างเดียว และ Members only ให้เฉพาะสมาชิกที่ระบุเท่านั้น

แสดงข้อมูลจากแอปอื่นในบทความ

จุดที่ต่างจากโปรแกรมเขียนเอกสารทั่วไปมากที่สุด คือบทความในระบบนี้ใส่มุมมองจากแอปอื่นเข้ามาได้ ด้วยคำสั่ง Insert view in article หรือ Insert link in article ซึ่งเรียกจากไอคอนรูปเฟืองในแอปนั้น

ผลที่ได้คือคู่มือที่มีตัวเลขจริงอยู่ในตัวเอง ไม่ใช่ภาพหน้าจอที่ล้าสมัยตั้งแต่วันที่บันทึก เช่น เอกสารขั้นตอนการติดตามงานที่ฝังรายการงานค้างจริงไว้ในหน้าเดียวกัน

นอกจากนี้ยังมีคำสั่งฝังเนื้อหาในตัวอีกหลายแบบ ที่ใช้บ่อยคือ Index ซึ่งแสดงรายการบทความลูกให้อัตโนมัติ, Clipboard สำหรับข้อความที่ต้องคัดลอกไปใช้ซ้ำ และ Foldable Section สำหรับพับส่วนที่ยาวเก็บไว้

รายการย่อยในบทความยังมีช่องข้อมูลที่รับค่ามาจากบทความแม่ ทำให้กลุ่มบทความที่อยู่ใต้หัวข้อเดียวกันใช้ชุดข้อมูลที่สอดคล้องกัน

ค้นหาบทความและดูประวัติการแก้ไข

การค้นใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl หรือ Cmd ร่วมกับ K แล้วพิมพ์เครื่องหมายคำถามเพื่อค้นบทความที่มองเห็นได้ หรือเครื่องหมายดอลลาร์เพื่อค้นบทความที่ซ่อนอยู่ ซึ่งหมายถึงบทความที่ผู้ใช้คนนั้นไม่มีสิทธิ์เห็นในรายการ

ระบบเก็บประวัติรุ่นของบทความไว้ และย้อนกลับไปรุ่นก่อนหน้าได้ พร้อมคำสั่งดาวน์โหลดเป็นไฟล์ PDF ทำสำเนา และล็อกเนื้อหาไม่ให้ใครแก้

ประวัติรุ่นเป็นเรื่องที่ประเมินค่าต่ำกว่าความจริงเสมอ จนกระทั่งมีคนแก้ขั้นตอนการทำงานผิดไป แล้วไม่มีใครจำได้ว่าเดิมเขียนไว้อย่างไร

DigitechX ใช้ระบบนี้อย่างไร

ระบบของ DigitechX มีบทความในส่วนนี้ 636 บทความ เป็นบทความระดับบนสุด 81 บทความ ครอบคลุมงานหลายด้าน ตั้งแต่ข้อมูลสินค้า งานบุคคล คู่มือมาตรฐานการใช้ Odoo งานวางระบบ ERP งานวิเคราะห์ธุรกิจ งานวิศวกรรมและพัฒนา ไปจนถึงงานโครงการของลูกค้า

สิ่งที่เราพบคือ บทความที่มีคนอ่านจริงมักเป็นบทความที่เขียนตอนกำลังทำงานนั้นอยู่ ไม่ใช่บทความที่เขียนย้อนหลังตอนว่าง เพราะบทความแบบแรกยังจำรายละเอียดที่ทำให้ติดขัดได้ ส่วนแบบหลังมักเหลือแต่ขั้นตอนหลักที่ใครก็เดาได้อยู่แล้ว

ข้อจำกัดของระบบ

เรื่องแรกคือระบบไม่ได้ทำให้คนอยากเขียน การมีที่เก็บที่ดีไม่ได้แปลว่าจะมีเนื้อหา องค์กรที่ทำเรื่องนี้สำเร็จมักกำหนดไว้เลยว่าการปิดงานแต่ละอย่างต้องมีบันทึกอะไรตามมาด้วย ไม่ใช่ฝากไว้กับความสมัครใจ

เรื่องที่สองคือความรู้ที่เขียนไว้แล้วจะล้าสมัยเสมอ ถ้าไม่มีคนรับผิดชอบต่อหัวข้อนั้น การกำหนดเจ้าของรายหัวข้อจึงสำคัญกว่าการเลือกเครื่องมือ

เรื่องที่สามคือส่วนนี้ใช้ได้กับผู้ใช้ภายในองค์กร ไม่ได้ออกแบบมาเป็นฐานความรู้สาธารณะสำหรับลูกค้า ถ้าต้องการเผยแพร่สู่ภายนอก ต้องพิจารณาส่วนอื่นประกอบ

เรื่องที่สี่คือการย้ายความรู้เดิมที่กระจายอยู่ในไฟล์และในแชตเข้ามา ใช้เวลามากกว่าที่ประมาณไว้เสมอ และไม่ควรทำทีเดียวทั้งหมด

ขั้นตอนก่อนเริ่มใช้งาน

เริ่มจากคำถามที่พนักงานในบริษัทของคุณต้องตอบซ้ำบ่อยที่สุดในเดือนที่ผ่านมา แล้วเขียนคำตอบเป็นบทความแรก จากนั้นค่อยจัดหมวดหมู่เมื่อมีบทความเพิ่มขึ้น

หากอยากทำฐานความรู้ให้พนักงาน แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะจัดอย่างไร เล่าว่าปัจจุบันเก็บคู่มือและส่งต่องานแบบไหนให้ DigitechX ฟังได้เลย เราจะช่วยเลือกเรื่องที่ควรเริ่มก่อน