Odoo Documents ทำหน้าที่อะไร และช่วยงานเอกสารขององค์กรอย่างไร

ทุกองค์กรมีที่เก็บไฟล์อยู่แล้ว ปัญหาจึงไม่ใช่การไม่มีที่เก็บ แต่เป็นการที่ไฟล์เดียวกันมีหลายรุ่นอยู่คนละที่ และไม่มีใครตอบได้แน่ว่ารุ่นไหนคือรุ่นที่ใช้จริง

อีกอาการที่พบบ่อยคือ ไฟล์อยู่ในโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง แต่คนที่ต้องใช้กลับหาไม่เจอ เพราะเขาไม่ได้เริ่มค้นจากโฟลเดอร์ เขาเริ่มจากงาน เช่น ใบแจ้งหนี้ใบนั้น หรือพนักงานคนนั้น

บทความนี้อธิบายว่า Odoo Documents ทำหน้าที่อะไร ต่างจากไดรฟ์แบ่งปันไฟล์ทั่วไปตรงไหน และมีเรื่องใดที่ต้องตัดสินก่อนเริ่มใช้

Odoo Documents คืออะไร

Odoo Documents เป็นส่วนงานจัดการไฟล์แบบรวมศูนย์ที่อยู่ในระบบ Odoo เอง ผู้ใช้จัดเก็บ จัดระเบียบ เปิดดู และจัดการไฟล์ได้ในที่เดียวกับที่ทำงานอื่นอยู่แล้ว

พื้นที่ทำงานแบ่งเป็นส่วนหลักที่คุ้นตา ได้แก่ All, Company ซึ่งเป็นไฟล์ที่ใช้ร่วมกันทั้งองค์กร, My Drive ซึ่งเป็นพื้นที่ส่วนตัว, Shared with me, Recent และ Trash และสร้างโฟลเดอร์ซ้อนกันเป็นลำดับชั้นได้ตามที่ต้องการ

ต่างจากไดรฟ์แบ่งปันไฟล์ทั่วไปตรงไหน

ถ้ามองเฉพาะการเก็บไฟล์ ไดรฟ์ทั่วไปก็ทำได้ ความต่างอยู่ที่สี่เรื่องด้านล่าง และเรื่องแรกคือเรื่องที่ไดรฟ์ทำไม่ได้

เรื่องแรกคือไฟล์ผูกกับงาน ไม่ได้ผูกกับโฟลเดอร์อย่างเดียว เมื่อใช้ร่วมกับงานอื่น ระบบจัดเก็บไฟล์ให้อัตโนมัติตามงานนั้น เช่น งานบัญชีสร้างโฟลเดอร์ย่อยตามสมุดรายวัน และงานบุคคลสร้างโฟลเดอร์ย่อยตามพนักงานพร้อมป้ายกำกับให้

ผลที่ได้คือคนที่เปิดใบแจ้งหนี้อยู่ เห็นไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับใบนั้นทันที ไม่ต้องออกจากงานที่ทำอยู่ไปค้นในโฟลเดอร์

เรื่องที่สองคือสิทธิ์กำหนดที่โฟลเดอร์ ผ่านคำสั่ง Share และแบ่งปันออกไปด้วยลิงก์ที่ควบคุมสิทธิ์ได้ ต่างจากการส่งไฟล์แนบทางอีเมล ซึ่งเมื่อส่งออกไปแล้วก็ควบคุมอะไรไม่ได้อีก

งานเอกสารที่ทำได้ในตัว

ระบบทำงานกับตัวไฟล์ได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลดออกไปทำที่อื่น ที่ใช้บ่อยคือการแยกไฟล์ PDF ออกเป็นหน้าหรือเป็นกลุ่ม การรวมไฟล์ PDF หลายไฟล์เข้าด้วยกัน การจัดการรุ่นของไฟล์ และการล็อกไฟล์ไม่ให้ใครแก้ระหว่างที่กำลังใช้

อีกคำสั่งที่มีประโยชน์กว่าที่คิดคือการขอเอกสารจากผู้อื่น ระบบสร้างรายการค้างไว้พร้อมวันครบกำหนดและการเตือน แทนที่จะต้องไล่ทวงเอง เหมาะกับงานที่ต้องรวบรวมเอกสารจากหลายคน เช่น การขึ้นทะเบียนผู้ขาย หรือการรวบรวมหลักฐานประกอบการยื่นเสนอราคา

จัดเก็บอัตโนมัติด้วยกฎ แทนการอาศัยความเคยชิน

โฟลเดอร์กำหนดที่อยู่อีเมลของตัวเองได้ ไฟล์ที่ส่งเข้ามาทางที่อยู่นั้นจะถูกจัดเก็บเข้าโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ วิธีนี้แก้ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดของระบบเอกสาร คือเอกสารเข้ามาทางอีเมลแล้วค้างอยู่ในกล่องจดหมายของคนใดคนหนึ่ง

ส่วนกฎอัตโนมัติที่ซับซ้อนกว่านั้น อยู่ในส่วน Automations ซึ่งต้องเปิดใช้งาน Studio ก่อน จึงจะสร้างกฎได้ ข้อนี้ควรทราบตั้งแต่ต้น เพราะมีผลต่อการเลือกแผนการใช้งาน

เราใช้เองอย่างไร

DigitechX ใช้ส่วนนี้เป็นคลังความรู้กลางขององค์กร ปัจจุบันระบบของเรามีโฟลเดอร์ 304 โฟลเดอร์ และไฟล์กับรายการอื่นรวม 707 รายการ พร้อมส่วนเชื่อมกับงานบัญชี งานบุคคล สินค้า โครงการ และสเปรดชีต

คลังความรู้ของเราจัดเป็นหกกลุ่มหลัก คือข้อมูลบริษัทและหลักฐานรับรอง, สินค้าและบริการ, อ้างอิงโครงการและบทเรียน, ความรู้ก่อนการขาย, มาตรฐานและแนวปฏิบัติ และเครื่องมือภายใน

สิ่งที่เราพบจากการใช้จริงคือ ประโยชน์ไม่ได้มาจากตัวระบบ แต่มาจากการตัดสินว่าอะไรควรอยู่กลุ่มไหน และใครควรเห็นอะไร ถ้าไม่ตัดสินเรื่องนี้ก่อน ผลที่ได้คือไดรฟ์ที่รกอีกที่หนึ่งเท่านั้น

สิ่งที่ต้องรู้ก่อนเริ่มใช้

เรื่องแรกคือ Documents ไม่ใช่ที่เขียนเนื้อหา แต่เป็นที่เก็บไฟล์ ถ้าต้องการเขียนคู่มือหรือบันทึกความรู้ขึ้นใหม่ในระบบ ส่วนที่ตรงกว่าคือส่วนฐานความรู้ ซึ่งเป็นคนละส่วนกัน สองส่วนนี้มักถูกเข้าใจสลับกัน ส่วนฐานความรู้ทำอะไรได้บ้าง เราเขียนไว้แยกอีกเรื่องหนึ่งใน บทความเรื่อง Odoo Knowledge ทำหน้าที่อะไร

เรื่องที่สองคือขนาดไฟล์ เอกสารของ Odoo ระบุขนาดสูงสุดต่อไฟล์ไว้ที่ 64 เมกะไบต์สำหรับการใช้งานบน Odoo Online ถ้าองค์กรมีไฟล์แบบและไฟล์วิดีโอขนาดใหญ่ ต้องวางแผนเรื่องนี้ไว้ก่อน

เรื่องที่สามคือถังขยะเก็บไฟล์ที่ลบไว้ 30 วันโดยปริยาย ปรับค่าได้ แต่ต้องตั้งใจปรับ ไม่ใช่ค้นพบตอนที่ต้องการไฟล์คืน

เรื่องที่สี่คือการย้ายเอกสารเดิมเข้าระบบไม่ใช่งานที่ทำเสร็จในวันเดียว และเป็นส่วนที่ใช้เวลามากที่สุดของงานลักษณะนี้เสมอ

จะเริ่มใช้เฉพาะส่วนนี้ได้หรือไม่

คำถามที่เราได้รับบ่อยคือ ถ้ายังไม่พร้อมทำระบบทั้งชุด จะเริ่มจากส่วนใดส่วนหนึ่งก่อนได้หรือไม่ เรื่องนี้เราตอบไว้แล้วในกรณีของส่วนเว็บไซต์ ซึ่งอ่านต่อได้ที่ บทความเรื่องการเริ่มใช้เฉพาะส่วนเว็บไซต์ของ ERP

หลักคิดเดียวกันใช้กับส่วนเอกสารได้ คือเริ่มจากงานที่เจ็บที่สุดก่อน แล้วค่อยขยาย

รายละเอียดงานด้านระบบบริหารทรัพยากรองค์กรของเรา ดูได้ที่ หน้าระบบ ERP บนแพลตฟอร์ม Odooหรือติดต่อทีมงานเพื่อพูดคุยเรื่องงานเอกสารขององค์กรคุณโดยตรง