ใช้เว็บไซต์ที่มากับระบบ ERP ดีอย่างไร และเริ่มใช้โดยยังไม่ทำ ERP ทั้งระบบได้หรือไม่

คำถามที่เราได้รับบ่อยที่สุดจากองค์กรที่กำลังพิจารณาระบบบริหารทรัพยากรองค์กร คือยังไม่พร้อมทำทั้งระบบในตอนนี้ แต่ต้องการเว็บไซต์ก่อน จะเริ่มจากส่วนเว็บอย่างเดียวได้หรือไม่ และถ้าเริ่มไปแล้วจะต้องรื้อทำใหม่ในภายหลังหรือเปล่า

บทความนี้ตอบคำถามนั้นตรงๆ พร้อมข้อจำกัดที่ต้องยอมรับ เป็นเรื่องต่อจาก บทความเรื่องเว็บไซต์สำหรับธุรกิจแบบองค์กรถึงองค์กร

เริ่มจากส่วนเว็บอย่างเดียวได้หรือไม่

ได้ และไม่ต้องเปิดใช้ทั้งระบบ

ตามหน้าราคาทางการของ Odoo มีแผนที่ใช้แอปเดียวได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย โดยผู้ใช้ไม่จำกัดจำนวน และถ้าแอปที่เลือกต้องพ่วงแอปอื่นเพื่อทำงาน แอปที่พ่วงนั้นรวมอยู่ด้วย ส่วนแผนที่เสียค่าใช้จ่ายคิดราคา ตามจำนวนผู้ใช้ ไม่ใช่ตามจำนวนแอป ซึ่งเป็นจุดที่ต่างจากระบบที่คิดเงินเพิ่มทีละส่วนงาน

ความหมายในทางปฏิบัติคือองค์กรที่ยังไม่พร้อมทำทั้งระบบ สามารถเริ่มจากเว็บไซต์ก่อนได้ แล้วเปิดส่วนงานอื่นเมื่อพร้อม โดยไม่ต้องย้ายเว็บ

ข้อได้เปรียบข้อเดียวที่เว็บทั่วไปทำไม่ได้

ถ้าจะสรุปให้เหลือข้อเดียว คือ เว็บกับระบบหลังบ้านใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน ไม่ใช่คนละชุดที่ส่งต่อกัน

ยกตัวอย่างจากเว็บที่คุณกำลังอ่านอยู่ ซึ่งสร้างด้วยส่วนงานเว็บไซต์ของ Odoo เช่นกัน เมื่อมีผู้กรอกแบบฟอร์มที่หน้าติดต่อเรา ระบบสร้างรายการผู้มุ่งหวังในงานขายทันทีบนข้อมูลชุดเดียวกัน ไม่มีการคัดลอกข้อมูลข้ามระบบ และไม่มีขั้นตอนที่ต้องมีคนคอยย้ายข้อมูล

ข้อนี้ฟังดูเป็นรายละเอียดทางเทคนิค แต่ผลกระทบเป็นเรื่องธุรกิจล้วน เพราะทุกขั้นตอนที่ต้องมีคนคัดลอกข้อมูล คือขั้นตอนที่ข้อมูลตกหล่นได้ และมักตกหล่นในวันที่งานยุ่งที่สุด

ต่อยอดได้ถึงไหน

การเริ่มจากเว็บไม่ได้แปลว่าติดอยู่แค่นั้น ลำดับที่องค์กรส่วนใหญ่เดินคือขยายทีละส่วนตามความพร้อม

สิ่งที่ไม่ต้องทำใหม่ในทุกระยะคือเว็บไซต์ เพราะอยู่บนระบบเดียวกันมาตั้งแต่ต้น

ความปลอดภัยและการสำรองข้อมูล

เรื่องนี้เราขออ้างจากเอกสารของผู้ให้บริการโดยตรง ไม่ใช่ความเห็นของเรา

สองข้อที่เราต้องระบุให้ตรง ข้อแรก หน้าความปลอดภัยของผู้ให้บริการ ไม่ได้ระบุการรับรอง ISO 27001 เราจึงไม่อ้างสิ่งนั้น ข้อที่สอง ชุดทดสอบและชุดพัฒนาไม่ได้ถูกสำรองไว้สำหรับกู้คืนถาวร มีเฉพาะระบบใช้งานจริงเท่านั้น

ถ้าวันหนึ่งอยากย้ายออก

คำถามนี้ควรถามก่อนเริ่ม ไม่ใช่ถามตอนอยากย้าย

เจ้าของข้อมูลดาวน์โหลดฐานข้อมูลทั้งชุดพร้อมไฟล์แนบได้เอง และส่งออกข้อมูลรายตารางเป็นไฟล์ได้ แต่ต้องพูดให้ตรงว่าการนำข้อมูลนั้นเข้าระบบอื่นไม่ใช่การคัดลอกไฟล์ ยังต้องแปลงโครงสร้างข้อมูลให้ตรงกับระบบปลายทาง ซึ่งเป็นงานที่มีต้นทุน

ข้อนี้ไม่ได้เป็นเฉพาะกับระบบนี้ ทุกระบบที่เก็บข้อมูลเป็นโครงสร้างของตัวเองมีข้อจำกัดเดียวกัน สิ่งที่ต่างกันคือบางระบบไม่ให้ดาวน์โหลดข้อมูลทั้งชุดเลย ซึ่งแย่กว่า

ข้อจำกัดที่ต้องยอมรับ

ปรับหน้าตาได้ไม่อิสระเท่าเว็บที่เขียนขึ้นเอง เครื่องมือจัดหน้าทำงานเป็นบล็อกสำเร็จรูป ซึ่งเร็วและไม่ต้องเขียนโค้ด แต่ถ้าต้องการงานออกแบบที่แปลกไปจากกรอบนั้นมาก จะต้องแก้ที่ระดับแม่แบบ ซึ่งต้องใช้คนที่รู้ระบบ

ต้องเรียนรู้เครื่องมือของระบบนี้ ทีมที่คุ้นกับเครื่องมือทำเว็บทั่วไปจะต้องใช้เวลาปรับตัว และวิธีจัดการเนื้อหาสองภาษาก็ไม่เหมือนเครื่องมืออื่น

ใบรับรองความปลอดภัยของตนเองใช้ไม่ได้ ผู้ให้บริการออกใบรับรองให้อัตโนมัติ แต่ระบุไว้เองว่ายังตั้งค่าใบรับรองของผู้ใช้เองไม่ได้ ซึ่งอาจเป็นข้อจำกัดสำหรับองค์กรที่มีนโยบายเฉพาะเรื่องนี้

องค์กรแบบใดควรใช้ทางไหน

รวมทางเลือกทั้งหมดจากบทความก่อนหน้าและบทความนี้ สรุปเป็นแนวทางได้ดังนี้

แถวที่สองจากท้ายเป็นแถวที่คนมองข้ามบ่อยที่สุด เพราะการเลือกเครื่องมือทำเว็บวันนี้ ตัดสินว่าอีกสองปีข้างหน้าจะต้องรื้อทำใหม่หรือไม่

ปิดท้าย

ถ้าองค์กรของคุณกำลังจะทำเว็บ และมีความเป็นไปได้ว่าจะทำระบบหลังบ้านในอนาคต การเลือกเครื่องมือที่รองรับทั้งสองอย่างตั้งแต่ต้น ช่วยประหยัดงานรื้อในภายหลังได้จริง แต่ถ้าไม่มีแผนนั้นเลย ข้อได้เปรียบเรื่องฐานข้อมูลเดียวกันก็ไม่มีความหมายกับคุณ และควรเลือกทางอื่นที่ตรงกว่า

บริษัทเราให้บริการวางระบบ Odoo พัฒนาโมดูลเฉพาะ และเชื่อมต่อกับระบบเดิมขององค์กร อ่านรายละเอียดงานด้าน ERP ของเราเพิ่มเติมได้ที่ หน้า ERP Odoo