ตั้งเป้าขายระดับลูกค้าและรายสินค้า ทำได้แค่ไหนบน Odoo

หัวหน้าทีมขายที่ใช้ระบบ Odoo อยู่แล้ว มักถามคำถามเดียวกันเมื่อถึงฤดูวางแผนของปีถัดไป คือระบบตั้งเป้ายอดขายได้ละเอียดเพียงใด การตั้งเป้ารวมของพนักงานขายแต่ละคนนั้นทำได้แน่นอน แต่ถ้าต้องการระบุว่าลูกค้ารายใดควรซื้อสินค้าตัวใด เป็นจำนวนเงินเท่าใด ในเดือนใด ระบบมาตรฐานรองรับหรือไม่

บทความนี้ตอบคำถามดังกล่าวจากเอกสารทางการของ Odoo และจากการสำรวจโมดูลที่ผู้พัฒนารายอื่นเผยแพร่ไว้แล้ว จากนั้นอธิบายว่าส่วนที่ยังขาดต้องพัฒนาเพิ่มอย่างไร โดยใช้โมดูล Sales Plan ที่บริษัทพัฒนาขึ้นเป็นตัวอย่างประกอบ

ก่อนเข้าเนื้อหา ขออธิบายคำที่ใช้ซ้ำตลอดบทความ Odoo คือระบบบริหารทรัพยากรองค์กร หรือ ERP ซึ่งรวมงานขาย งานบัญชี และงานคลังสินค้าไว้บนฐานข้อมูลชุดเดียว ส่วนโมดูลคือส่วนขยายที่เพิ่มความสามารถเข้าไปในระบบนั้น โดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบทั้งชุด

Odoo มาตรฐานตั้งเป้าได้ถึงระดับใด

ในระบบมาตรฐาน ผู้ดูแลกำหนดเป้ารายได้ให้พนักงานขายรายคนได้ และกำหนดเป้าให้ทีมขายได้ เอกสารทางการอธิบายค่านี้ว่าเป็นเป้ารายได้ของเดือนปัจจุบัน ซึ่งเพียงพอสำหรับการติดตามผลรายเดือนในภาพรวม

อีกเครื่องมือหนึ่งที่มักถูกเข้าใจว่าเป็นการตั้งเป้า คือรายงาน Forecast ของงานลูกค้าสัมพันธ์ รายงานนั้นประมาณรายได้จากโอกาสการขายที่บันทึกอยู่ในระบบ โดยนำมูลค่าที่คาดหวังคูณกับความเป็นไปได้ของแต่ละโอกาส แล้วจัดกลุ่มตามเดือนที่คาดว่าจะปิดการขาย รายงานนี้ตอบคำถามว่าโอกาสที่มีอยู่ในมือมีมูลค่าประมาณเท่าใด ไม่ได้ตอบว่าองค์กรทำได้ตามเป้าที่ตั้งไว้หรือไม่

เมื่อขยายการสำรวจไปที่ Odoo Apps Store ซึ่งเป็นแหล่งเผยแพร่โมดูลของผู้พัฒนาทั่วโลก การสำรวจของเราเมื่อมิถุนายน 2569 พบโมดูลเรื่องเป้าการขาย 5 รายการ ทุกรายการตั้งเป้าได้ถึงระดับพนักงานขายและทีม บางรายการแยกตามกลุ่มสินค้าได้ และมีรายการหนึ่งที่พยากรณ์ยอดขายด้วยวิธีทางสถิติ แต่ไม่พบรายการที่รวมระดับลูกค้า ระดับสินค้า และงวดเวลา ไว้ในเป้าชุดเดียวกัน การสำรวจครั้งนั้นยังไม่ครอบคลุมผู้พัฒนาทุกราย จึงสรุปได้เพียงว่าเราไม่พบ ไม่ใช่ว่าไม่มีอยู่

ความละเอียดระดับลูกค้าและรายสินค้าสำคัญกับใคร

ความละเอียดระดับนี้ไม่จำเป็นกับทุกธุรกิจ ธุรกิจที่ขายสินค้าจำนวนมากให้ผู้บริโภคทั่วไป การตั้งเป้าระดับพนักงานขายก็เพียงพอ แต่ธุรกิจที่ขายซ้ำกับลูกค้าองค์กรรายเดิม ซึ่งมีลูกค้าหลักไม่กี่สิบราย และมีสินค้าประจำที่ลูกค้าแต่ละรายสั่งเป็นรอบ ยอดรวมของพนักงานขายจะปิดบังสิ่งที่ควรเห็น

ขอยกตัวอย่างสมมติของผู้จำหน่ายวัตถุดิบอุตสาหกรรมรายหนึ่ง พนักงานขายคนหนึ่งทำยอดรวมได้ตามเป้าทั้งไตรมาส แต่ภายในยอดนั้นลูกค้ารายใหญ่ 3 รายลดคำสั่งซื้อสินค้าหลักลง และมีคำสั่งซื้อจากลูกค้ารายใหม่เข้ามาชดเชยพอดี ตัวเลขรวมจึงไม่แสดงสัญญาณใด ทั้งที่ฐานลูกค้าเดิมกำลังลดลง ปัญหาแบบนี้เห็นได้เมื่อเป้าถูกตั้งไว้ที่ระดับลูกค้าและสินค้าตั้งแต่ต้น แล้วนำผลจริงมาเทียบในระดับเดียวกัน

องค์กรจำนวนมากแก้ปัญหานี้ด้วยไฟล์ตารางคำนวณที่ทำขึ้นเอง ซึ่งตอบโจทย์เรื่องความละเอียดได้ แต่แลกมาด้วยข้อจำกัดสามข้อ คือเทียบกับยอดขายจริงต้องกรอกมือทุกเดือน กำหนดสิทธิ์ให้พนักงานขายเห็นเฉพาะข้อมูลของตนเองไม่ได้ และไม่มีประวัติว่าเป้าถูกแก้เมื่อใดโดยใคร

การเทียบเป้ากับยอดขายจริงต้องใช้ข้อมูลกี่ชุด

เป้าที่ตั้งไว้จะมีประโยชน์เมื่อเทียบกับผลจริงได้โดยไม่ต้องกรอกซ้ำ ข้อมูลผลจริงมีอยู่แล้วในงานขายและงานบัญชีของ Odoo คำถามคือจะนับยอดจากเอกสารใด ในการออกแบบโมดูล เราแยกเป็นสามชุดตามตารางต่อไปนี้

เหตุที่ต้องแยกสามชุดคือแต่ละชุดตอบคำถามต่างกัน ยอดขายจริงใช้วัดผลเทียบเป้า เงินรับจริงใช้ดูกระแสเงินรับซึ่งมักตามหลังการขายอยู่หลายสัปดาห์ และคำสั่งขายที่ยังไม่วางบิลใช้ดูงานที่มีอยู่ในมือแล้วแต่ยังไม่กลายเป็นรายได้ การนำสามชุดมารวมเป็นตัวเลขเดียวจะทำให้ผลดูสูงกว่าความจริง

จุดที่เราให้ความสำคัญเป็นพิเศษคือยอดขายที่ไม่ได้อยู่ในแผน หากลูกค้ารายหนึ่งซื้อสินค้าที่ไม่มีใครตั้งเป้าไว้ รายการนั้นจะแสดงขึ้นในรายงานเองพร้อมป้ายว่าเป็นยอดขายนอกแผน เพราะรายงานไม่ได้เริ่มจากรายการเป้าเพียงด้านเดียว แต่รวมข้อมูลการขายจริงทั้งหมดในงวดนั้นเข้ามาด้วย

เป้าจากผู้บริหารกับเป้าที่ทีมขายวาง

ปัญหาที่พบตอนเก็บความต้องการ ไม่ใช่เรื่องความละเอียดเพียงอย่างเดียว แต่เป็นเรื่องที่เป้าถูกตั้งจากสองทิศทางพร้อมกัน ผู้บริหารกำหนดเป้าภาพรวม เช่น หมวดสินค้าหนึ่งในพื้นที่หนึ่งควรได้ยอดเท่าใด ขณะที่พนักงานขายวางเป้าของลูกค้าที่ตนดูแลเป็นรายสินค้าและรายเดือน สองชุดนี้มักไม่เท่ากัน

โมดูลจึงเก็บเป้าสองระดับแยกกัน แล้วรวบยอดเป้ารายละเอียดที่เข้าเงื่อนไขของแต่ละกลุ่มขึ้นมาแสดงข้างเป้าภาพรวม ผลคือเห็นส่วนต่างระหว่างเป้าที่ผู้บริหารตั้งกับเป้าที่ทีมวางจริง ก่อนที่แผนจะได้รับการอนุมัติ ไม่ใช่หลังจากผ่านไปครึ่งปีแล้ว

รายงานของสองระดับแยกจากกันโดยสิ้นเชิง และไม่นำยอดมาบวกข้ามระดับ ข้อนี้เป็นการตัดสินใจเชิงออกแบบที่ตั้งใจ เพราะการรวมเป้าภาพรวมกับเป้ารายละเอียดเข้าด้วยกันจะทำให้ยอดถูกนับซ้ำทันที

สิ่งที่โมดูลนี้ยังไม่ทำ

การอธิบายเฉพาะด้านที่ทำได้จะทำให้ภาพไม่ครบ ขอบเขตที่เราตัดออกอย่างตั้งใจมีดังนี้

• ไม่คำนวณค่าคอมมิชชันของพนักงานขาย เพราะเงื่อนไขการคิดค่าตอบแทนต่างกันมากในแต่ละองค์กร
• ไม่พยากรณ์ยอดขายให้โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้ยังต้องเป็นผู้ตั้งเป้า ระบบช่วยเพียงการสร้างเป้าปีถัดไปจากข้อมูลปีก่อนพร้อมปรับอัตราการเติบโต
• การอนุมัติมีขั้นเดียวโดยหัวหน้าทีม และเปิดหรือปิดการใช้งานได้ ส่วนการอนุมัติหลายขั้นยังไม่รวมในรอบนี้
• การนำเข้าและส่งออกข้อมูลใช้ฟังก์ชันมาตรฐานของ Odoo ไม่ได้พัฒนาเครื่องมือเฉพาะขึ้นใหม่

ข้อจำกัดสามข้อแรกเป็นการเลือกขอบเขตเพื่อให้ส่วนหลักเสร็จก่อน ส่วนข้อสุดท้ายเป็นการตัดสินใจว่าไม่พัฒนาสิ่งที่ระบบมีอยู่แล้วให้ซ้ำซ้อน

สรุป

Odoo มาตรฐานตั้งเป้าได้ถึงระดับพนักงานขายและทีม ซึ่งเพียงพอสำหรับการติดตามภาพรวม ส่วนการตั้งเป้าระดับลูกค้าและรายสินค้าพร้อมการเทียบผลจริงอัตโนมัติ เป็นส่วนที่ต้องพัฒนาเพิ่ม และมีประเด็นที่ต้องตัดสินใจตั้งแต่ต้น ทั้งเรื่องแหล่งข้อมูลผลจริงและวิธีป้องกันการนับซ้ำ

รายละเอียดงานด้าน ERP ที่เราทำอ่านต่อได้ที่หน้า ERP Odooหรือติดต่อทีมงานเพื่อปรึกษาว่าแนวทางนี้เหมาะกับกระบวนการขายขององค์กรคุณหรือไม่