ธุรกิจกำจัดกากอุตสาหกรรมมีเรื่องหนึ่งที่ต่างจากธุรกิจขายสินค้าทั่วไป คือสิ่งที่ตกลงกันในสัญญาไม่ใช่จำนวนชิ้น แต่เป็นน้ำหนักที่จะขนไปกำจัดภายในช่วงเวลาหนึ่ง และการขนเกิดขึ้นหลายรอบตลอดอายุสัญญา คำถามที่ต้องตอบได้ทุกวันจึงเป็นคำถามเดียว คือสัญญานี้ขนไปแล้วเท่าใด และเหลืออีกเท่าใด
บทความนี้เล่าการวางระบบบริหารทรัพยากรองค์กรจริงหนึ่งโครงการ ให้ WASTE CONTROL CO., LTD. ซึ่งเป็นบริษัทในเครือเดียวกับเรา โดยเล่าตั้งแต่โจทย์ที่ได้รับ สิ่งที่ใช้โมดูลมาตรฐานได้ สิ่งที่ต้องพัฒนาเพิ่ม และสิ่งที่ส่งมอบ ขอบเขตที่เล่าคือระยะที่หนึ่ง ซึ่งครอบคลุมเส้นทางตั้งแต่ผู้มุ่งหวังจนถึงการรับชำระ และส่งมอบแล้ว
โจทย์ที่ได้รับ
โจทย์หลักมีสามข้อ และทั้งสามข้อมาจากวิธีทำงานจริงของลูกค้า ไม่ได้มาจากรายการความสามารถของซอฟต์แวร์
| โจทย์ | ทำไมจึงเป็นโจทย์ |
|---|---|
| ใบเสนอราคาต้องใกล้เคียงฟอร์มเดิมที่ใช้อยู่ | ลูกค้าปลายทางคุ้นเคยกับรูปแบบเดิม การเปลี่ยนหน้าตาเอกสารกะทันหันสร้างคำถามที่ไม่จำเป็น |
| ต้องรู้ได้ตลอดว่าสัญญาหนึ่งขนไปแล้วเท่าใด เหลือเท่าใด | เป็นตัวเลขที่ใช้ตัดสินว่าจะรับงานเพิ่มได้หรือไม่ และเป็นฐานการวางแผนรถ |
| งานของลูกค้ารายเดียวเกิดซ้ำหลายรอบ | ถ้าต้องตั้งงานใหม่ทุกรอบด้วยมือ จะเสียเวลาและตกหล่น |
สิ่งที่ใช้โมดูลมาตรฐานได้ และสิ่งที่ต้องพัฒนาเพิ่ม
งานส่วนใหญ่ของโครงการเป็นการตั้งค่าโมดูลมาตรฐานให้ตรงกับวิธีทำงานจริง ไม่ใช่การเขียนใหม่
| ส่วน | ใช้ของมาตรฐานหรือพัฒนาเพิ่ม |
|---|---|
| ผังบัญชี สมุดรายวัน ภาษี และสินค้า | ตั้งค่ามาตรฐาน |
| ทีมขาย สิทธิ์ผู้ใช้ และลำดับเลขเอกสาร | ตั้งค่ามาตรฐาน |
| เส้นทางจากโอกาสการขายไปคำสั่งขายและโครงการ | ใช้โมดูลมาตรฐานต่อกัน แต่ปรับให้สร้างโครงการจากหน้างานขายได้โดยตรง |
| หน้าตาใบเสนอราคา | พัฒนาเพิ่มให้ใกล้เคียงฟอร์มเดิม |
| การติดตามน้ำหนักตามสัญญา | พัฒนาเพิ่มทั้งหมด ไม่มีในโมดูลมาตรฐาน |
| การเชื่อมแบบสำรวจหน้างานเข้ากับการเสนอราคา | พัฒนาเพิ่ม |
การแยกให้ชัดแบบนี้มีประโยชน์กับผู้อ่านที่กำลังประเมินโครงการของตัวเอง เพราะส่วนที่พัฒนาเพิ่มคือส่วนที่ใช้เวลาและมีความเสี่ยง ส่วนที่ตั้งค่ามาตรฐานคาดการณ์ได้แม่นกว่า เรื่องขอบเขตของระบบมาตรฐานเขียนไว้ละเอียดในอีกบทความหนึ่ง อ่านได้ที่ บทความเรื่องเว็บไซต์ที่มากับระบบ ERP
สามสิ่งที่พัฒนาเพิ่ม
ข้อแรก ระบบติดตามน้ำหนักตามสัญญา ระบบเก็บน้ำหนักเป้าหมายตามที่ตกลงไว้ แล้วหักด้วยน้ำหนักที่ขนไปแล้วในแต่ละรอบ คำนวณเป็นสัดส่วนคงเหลือ และแจ้งเตือนเมื่อคงเหลือต่ำกว่าเกณฑ์ที่ตั้งไว้ ผลคือทีมงานเห็นตัวเลขเดียวกันโดยไม่ต้องรวมจากเอกสารหลายฉบับ
ข้อที่สอง สร้างโครงการจากหน้างานขายได้โดยตรง เมื่องานของลูกค้ารายเดียวเกิดซ้ำหลายรอบ ระบบใช้แม่แบบโครงการที่เตรียมไว้ แล้วสร้างโครงการใหม่พร้อมผูกกลับไปที่โอกาสการขายเดิมในขั้นตอนเดียว ไม่ต้องตั้งงานใหม่ทีละรายการ
ข้อที่สาม เชื่อมแบบสำรวจหน้างานเข้ากับการเสนอราคา ข้อมูลที่ได้จากการสำรวจหน้างานถูกส่งกลับเข้ามาผูกกับโอกาสการขายโดยตรง แล้วใช้ประมาณราคาเพื่อออกใบเสนอราคาต่อ แทนการกรอกข้อมูลเดียวกันซ้ำในสองที่
ทั้งสามข้อมีลักษณะร่วมกันอย่างหนึ่ง คือ ไม่ใช่การเพิ่มความสามารถให้ซอฟต์แวร์ แต่เป็นการลดจำนวนครั้งที่คนต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำ ซึ่งเป็นจุดที่ข้อมูลตกหล่นบ่อยที่สุด
สิ่งที่ส่งมอบ นอกจากตัวระบบ
ระบบที่ตั้งค่าเสร็จแล้วยังไม่ใช่ระบบที่ใช้งานได้ สิ่งที่ส่งมอบจึงรวมถึง
- การล้างข้อมูลก่อนนำเข้า ทั้งผู้ติดต่อและบริษัท โอกาสการขาย และสินค้า
- การนำเข้าข้อมูลเดิมเข้าระบบ
- การอบรมการใช้งาน ทั้งงานลูกค้าสัมพันธ์ และเส้นทางจากผู้มุ่งหวังถึงคำสั่งขาย
- คู่มือการใช้งาน 6 ฉบับ ครอบคลุมเส้นทางงานหลัก การออกใบเสนอราคาแบบละเอียด ระบบติดตามน้ำหนัก การสร้างสินค้า และการใช้งานส่วนงานอื่นที่เกี่ยวข้อง
คู่มือเป็นส่วนที่มักถูกตัดออกเมื่องบจำกัด แต่เป็นส่วนที่ตัดสินว่าระบบจะยังถูกใช้อยู่หรือไม่ในอีกหนึ่งปี เมื่อคนที่ผ่านการอบรมรุ่นแรกย้ายงานหรือเปลี่ยนหน้าที่
สิ่งที่นำไปใช้ได้กับโครงการอื่น
ถ้าจะสรุปเป็นบทเรียนที่ใช้ได้ทั่วไป มีสามข้อ
ข้อแรก โจทย์ที่ยากที่สุดมักไม่ใช่โจทย์ทางเทคนิค แต่คือการทำให้เอกสารที่ส่งถึงลูกค้าปลายทางไม่เปลี่ยนไปจากเดิมมากนัก เพราะการเปลี่ยนหน้าตาเอกสารกระทบคนนอกองค์กรที่ไม่ได้เป็นผู้ตัดสินใจซื้อระบบ
ข้อที่สอง ส่วนที่ต้องพัฒนาเพิ่มมักเป็นตัวเลขที่ธุรกิจนั้นใช้ตัดสินใจทุกวัน ในกรณีนี้คือน้ำหนักคงเหลือตามสัญญา ซึ่งไม่มีในระบบมาตรฐานเพราะไม่ใช่เรื่องที่ทุกธุรกิจต้องการ
ข้อที่สาม การตั้งค่าให้ครบไม่เท่ากับการส่งมอบ ส่วนที่ทำให้ระบบอยู่รอดคือการล้างข้อมูล การอบรม และคู่มือ ซึ่งใช้เวลาไม่น้อยกว่าการตั้งค่า
ปิดท้าย
โครงการนี้เป็นตัวอย่างของงานที่ระบบมาตรฐานครอบคลุมได้เกือบทั้งหมด แต่ส่วนที่เหลือคือส่วนที่ธุรกิจใช้ตัดสินใจจริง หน้าที่ของผู้วางระบบจึงไม่ใช่การเลือกซอฟต์แวร์ให้ถูก แต่คือการแยกให้ออกว่าส่วนใดใช้ของมาตรฐานได้ และส่วนใดต้องพัฒนาเพิ่ม แล้วสื่อสารให้ตรงกันตั้งแต่ก่อนเริ่ม
เมื่อระบบใช้งานไปสักระยะ เราจะเก็บผลจริงร่วมกับลูกค้า แล้วเขียนสรุปให้เห็นว่าดีขึ้นมากน้อยเพียงใด
หากองค์กรของคุณมีเงื่อนไขเฉพาะที่คิดว่าระบบสำเร็จรูปไม่รองรับ อ่านรายละเอียดงานด้าน ERP ของเราเพิ่มเติมได้ที่ หน้า ERP Odoo